Mekanisrne pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti mencari informasi tentang tiga hal, yaitu:
a) Menjamin bahwa pembelian terselenggara dengan orientasi pembelian yang paling menguntungkan bagi perusahaan.
b) Kebutuhan seluruh satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi dalam arti jumlah, jenis, mutu dan waktu penyerahan
c) Kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan kebijaksanaan pembelian terpusat
Jika dalam perusahaan terdapat hanya satu unit kerja yang bertanggung jawab untuk melakukan semua jenis pembelian bagi perusahaan, pelaksana audit perlu mempelajari bagan organisasi satuan kerja itu untuk melihat berbagai jenis jabatan yang terdapat di dalamnya dan sifat hubungan dan interaksi yung terjadi secara internal dan dengan berbagai kompanen perusahaan lainnya, termasuk pola hubungan dengan manajemen puncak.
Apabila ternyata dalam perusahaan, kebijaksanaan desentralisasi pembelian yang diberlakukan, pelaksana audit perlu mengetahui siapa. yang bertanggung jawab untuk membeli apa dan dengan demikian dapat dibuat suatu deskripsi tentang sistem pembelian yang diterapkan disertai suatu analisis tentang keunggulan dan kelemahannya. Juga penting untuk membandingkan keunggulan dan kelemahan tersebut dengan hal yang sama jika pembelian dilakukan secara terpusat.
Mekanisme pengendalian pembelian akan berjalan lebih lancar apabila prosedur pembelian yang telah ditetapkan didokumentasikati dengan rapi. Dokumen itu harus berada di tangan semua pihak dan, tidak hanya dimiliki oleh satuan pembelian.
Dokumen prosedur pembelian itu harus dimutakhirkan secara berkala dan mencakup:
a) prosedur permintaan akan barang, bahan atau jasa tertentu
b) persyaratan penawaran yang harus dipenuhi para (calon) pemasok
c) prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya
d) pengambil keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak
e) ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang menandatanganinya
f) penilaian pemasok
g) kejelasan perbedaan prosedur pembelian barang modal atau sarana kerja dibandingkan dengan bahan mentah, bahan baku atau barang yang habis sekali pakai
h) prosedur hukum yang harus ditempuh dalam hubungan dengan pihak lain seperti pemasok.
Di samping informasi tentang hal-hal yang telah disinggung di atas informasi lain yang penting dimiliki melalui pelaksanaan audit antara lain adalah:
a) Apakah dalam proses pembelian terjadi penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan dan jika terjadi, pelu diketahui alasannya dan apakah telah mendapat persetujuan dari pihak manajemen puncak atau tidak.
b) Informasi tentang aktif tidaknya satuan pembelian berupaya memperoleh rabat sebesar mungkin dari pemasok dan apakah biaya yang dihemat karena rabat itu terlihat dalam laporan pembelian yang diserahkan oleh manajer pembelian kepada manajemen puncak atau tidak.
c) Informasi tentang bentuk bentuk koordinasi yang terjadi antara satuan pembelian dengan pihak pengguna bahan dan petugas penggudangan karena, seperti diketahui, persyaratan maksimum dan minimum persediaan harus dipenuhi.
d) Informasi tentang butir-butir yang terdapat dalam formulir pemesanan
e) Informasi tentang prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran bahan atau barang dari gudang.
f) Ada tidaknya prosedur tentang pengecekan faktur pembelian oleh bagian accounting.
g) Informasi tentang bentuk, jenis, dan frekuensi penolakan bahan,yang dikirim oleh pemasok.
h) Terjadi tidaknya penilaian berkala terhadap para pemasok.
i) Informasi tentang ada tidaknya kecenderungan di kalangan tenaga kerja dalam satuan pembelian untuk menggunakan pemasok tertentu dan alasannya.
j) Kebijaksanaan perusahaan tentang boleh tidaknya tenaga kerja di perusahaan, khususnya di lingkungan satuan pembelian, menerima hadiah atau pemberian dari para pemasok atau calon pemasok dan sanksi disiplin organisasi yang dikenakan terhadap mereka yang melanggar ketentuan itu.
Jelaslah bahwa pelaksanaan audit secara benar akan sangat besar peranannya dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja satuan pembelian yang akan meningkatkan produktivitas kerja perusahaan sebagai keseluruhan.
Audit yang baik adalah :
· Mampu menggali semua jenis informasi sebagai bahan bagi manajemen puncak dalam rangka peningkatan efisiensi, efektivitas dan produktifitas kerja perusahaan di masa depan
· Terselenggara dengan tingkat efisiensi yang tinggi.
Anda baru saja membaca artikel yang berkategori audit fungsi pembelian
dengan judul Audit Fungsi Pembelian. Anda bisa bookmark halaman ini dengan URL http://referensiakuntansi.blogspot.com/2012/07/audit-fungsi-pembelian_12.html. Terima kasih!
Ditulis oleh:
Unknown - Kamis, 12 Juli 2012
Belum ada komentar untuk "Audit Fungsi Pembelian"
Posting Komentar